Het nut van een werkoverleg.
Een gezond bedrijf heeft de kwaliteiten en inzet van al haar medewerkers nodig om de kwaliteit te leveren aan de klant en om als onderneming voort te blijven bestaan.
Eigenaar, managers en medewerkers hebben er allemaal baat bij als de onderneming goed functioneert. Een werkoverleg vervult daarbij een onmiskenbare rol.Toegevoegde waarde.
Samen overleggen over het reilen en zeilen binnen een onderneming draagt bij aan gemotiveerde medewerkers, hoge kwaliteit van dienstverlening, een goede werksfeer en plezier in het werk. Er wordt heel wat af vergaderd in Nederland, ook uw onderneming ontkomt daar niet aan. Er wordt echter vaak inefficiënt vergaderd: lang en zonder resultaat. Zo slokt een bijeenkomst veel energie op en kan het een bron van irritatie worden, zowel voor u als de rest van uw team. Toch heeft een overleg zeker toegevoegde waarde.
Structuur aanbrengen.
Met werkoverleg brengt u eenvoudig structuur aan in het overleg tussen eigenaar, management en medewerkers. Die structuur zorgt er voor dat iedereen zich serieus genomen voelt en zorgt ervoor dat medewerkers meer bij het beleid betrokken worden. De aanpak van problemen en het aanbrengen van verbeteringen worden ook hun zaak. Ook kunt u als praktijkmanager of eigenaar signalen oppakken over wat er bij de medewerkers speelt. Een ander voordeel is dat alle medewerkers op hetzelfde moment, dezelfde informatie ontvangen.
Agenda.
Een goed werkoverleg wordt regelmatig gevoerd op een ruim van tevoren aangegeven moment in een rustige omgeving. Bijvoorbeeld eens per maand of eens per 6 weken. Een werkoverleg is wat anders dan een dagelijkse werkbespreking of een briefing: een werkoverleg wordt voorbereid, heeft een agenda en er wordt een verslag van gemaakt.
Inspraak.
Medewerkers horen een mate van inspraak te hebben bij een werkoverleg. Alleen meepraten en meedenken zonder mee te mogen beslissen kan demotiverend werken. Een voorzitter zorgt dat alle punten van de agenda aan bod komen, dat er binnen de afgesproken tijd wordt vergaderd, dat onderwerpen niet verzanden, dat langpraters niet te veel uitweiden en stimuleert de deelnemers tot een actieve inbreng.
Introduceren van een werkoverleg.
Als er in uw organisatie nog geen werkoverleg wordt gevoerd, dan begint u met het uitleggen van het doel van een werkoverleg. Spreek met elkaar spelregels af (zoals elkaar laten uitpraten, notulen lezen, op tijd komen, agendapunten van tevoren in brengen). Maak ook afspraken over wie het verslag wil maken en als niemand zich aanbiedt, wijst u iemand aan.
Inhoud van het werkoverleg.
Een werkoverleg begint altijd met het doornemen van het verslag van de vorige keer. Daarna zorgt de voorzitter er voor dat alle agendapunten worden behandeld. Rond ieder agendapunt af door het kort samen te vatten en de gemaakte afspraken te herhalen. In het verslag staat wat er besproken is, wat de standpunten waren, elke besluiten zijn genomen en welke acties wanneer en door wie worden ondernomen.
6 redenen om werkoverleg te houden.
- Zakelijk onderwerpen met elkaar bespreken.
- Voorzien in informatie behoefte van medewerkers.
- Zelf op de hoogte zijn van wat er speelt.
- Medewerkers kunnen hun mening geven en daardoor invloed uitoefenen: dit werkt motiverend.
- Tijd om rustig stil te staan bij onderwerpen.
- Rijd om te luisteren.
Bron: VPI