Van verandering naar dynamiek. Excuus 6.

Excuus 6: de regels en procedures wijken af van de verandering
 
Hoe serieus neem je de verandering als je wel van koers wilt veranderen maar de regels en procedures niet wilt aanpassen?
 
Fouten en nog meer fouten.
Mensen zijn steeds op zoek naar fouten en onvolkomenheden. Al het gedrag, al het werk wordt langs de meetlat van bestaande regels en procedures gelegd en daar waar het afwijkt wordt het rode potlood gehanteerd. Het lijkt wel alsof regels en procedures gaan bepalen hoe we ons in een organisatie moeten gedragen. En als er dan een verandering op komst is, wordt deze vastgelegd in nieuwe regels en procedures: hoe werken en gedragen we ons straks.
 
Regels schrappen?
Wanneer je oude regels en oude procedures handhaaft, versterk je alleen maar het oude gedrag. Als je gedrag wilt veranderen, moet je ook de voorwaarden veranderen. Je moet je regels en procedures aanpassen zodat ze bij de verandering passen. Maar misschien moet je wel iets meer doen: misschien moet je die regels en procedures maar eens gaan schrappen. Regels kunnen namelijk ook leiden tot een excuus:
   
In traditionele organisaties worden regels en procedures opgesteld door management en directie. Medewerkers hebben zich vervolgens te houden aan die voorschriften en als dat niet gebeurd dan volgen er sancties. Vaak is het zo dat als gevolg van veranderende omstandigheden deze voorschriften niet ‘meegroeien’. Als er al geen tweedeling is tussen management en medewerkers dan ontstaat die dan wel. Het management heeft minder affiniteit met de werkvloer waardoor zij het nut van andere voorschriften niet inzien. Medewerkers zien deze voorschriften, en dus ook indirect het management, als star en onbegrepen.
 
Vergrootglas
Leg de bestaande regels en procedures onder een vergrootglas en kijk samen met de medewerkers naar het nut ervan:

• Daar waar het nut ontbreekt, schrap de regel, daar waar de regel moet worden bijgesteld: maak daar samen afspraken over.
• Kijk goed naar hoe je medewerkers evalueert en beloont. Wat je meet en wat je beloont is wat je krijgt.
• Laat procedures de verandering volgen en niet andersom.

 
Regels en procedures: het verschil.
Als je het personeelshandboek er op naslaat dan wordt er een duidelijk onderscheid gemaakt tussen regels en procedures.
Regels zijn geschreven richtlijnen die medewerkers vertellen over bijvoorbeeld:

• Hoe de jaarlijkse beloningsstructuur er uit ziet;
• Dat je (team)manager je overuren moet aftekenen;
• Over het verbod op discriminatie etc.

Procedures vertellen bijvoorbeeld hoe het beleid binnen een organisatie vorm krijgt:

• Hoe werkt de functionering- en beoordelingscyclus;
• Hoe krijg je jouw overuren uitbetaald;
• Welke stappen worden gezet in geval van een melding van discriminatie.

 
Samenvattend.
Regels, procedures, richtlijnen, ze zijn dan weer nodig, dan weer overbodig. Binnen wettelijke kaders valt niet zoveel te beginnen, doch binnen organisaties kun je samen met je medewerkers komen tot afspraken. En als er vervolgens een organisatieverandering komt, houd je deze afspraken weer tegen het licht en maak je – daar waar nodig – samen nieuwe afspraken.
 
 
Download hier het E-book Van verandering naar dynamiek: een reis in 24 etappes.




 
 
Literatuur:
Evard, B.L. & Gipple, G.A. Managing business change Pearson education 2001
http://tinyurl.com/mrbcwc6
http://tinyurl.com/oq4fnq4
 

---