Investeren in functioneringsgesprekken betaalt zich uit.

Haal je als ondernemer echt het beste uit je medewerkers en halen je medewerkers echt het beste uit zich zelf? Het functioneringsgesprek is een prima instrument om hier samen bij stil te staan.
 
Tijd versus resultaat.
Natuurlijk, het houden van functioneringsgesprekken kost tijd maar als je het goed doet, levert het ook veel op. Uit onderzoek blijkt dat leidinggevenden die de benodigde tijd en aandacht aan hun medewerkers besteden worden beloond met medewerkers die:

• Twee tot drie maal minder snel het bedrijf verlaten (dit bespaart je als ondernemer veel geld: je zult maar nieuwe medewerkers moeten inwerken…)
• Zorgen voor een hogere productiviteit, een hogere klanttevredenheid en dus een beter resultaat.
• Meer plezier in hun werk beleven, trots zijn op hun bedrijf en betrokken zijn bij hun werk.

Kortom, investeren in tijd om een goed functioneringsgesprek te houden levert je veel op.
 
Functioneren versus beoordelen.
Een functioneringsgesprek maakt deel uit van de beoordelingscyclus: de zaken die in de beoordeling aan de orde komen mogen voor de medewerker geen verrassing zijn. Het zijn de resultaten van de afspraken die zijn gemaakt in de functioneringsgesprekken. Om het maximale uit die cyclus te halen is het zinvol om naast het functioneringsgesprek ook regelmatig een voortgangsgesprek te voeren.
 
Functioneringsgesprek.
Het functioneringsgesprek is een open gesprek en bedoeld om persoonlijke doelen aan de bedrijfsdoelstellingen te verbinden. Het is ook een prima gelegenheid om met je medewerker te spreken over zijn persoonlijke drijfveren, zijn toekomstplannen bij jouw onderneming en zijn ambities. In dit gesprek worden afspraken gemaakt en die leg je samen met de medewerker vast, bij voorkeur SMART.
 
Voortgangsgesprekken.
Met alleen een functioneringsgesprek ben je er niet: het is de bedoeling om regelmatig de vinger aan de pols te houden. Natuurlijk ligt hier ook een verantwoordelijkheid voor de medewerker: kan hij afspraken om welke reden dan ook niet nakomen, dat mag je verwachten dat het wordt gemeld. Los daarvan plan je minimaal drie voortgangsgesprekken in met je medewerker. In zo’n gesprek check je of de vaart er nog in zit, of er nog hulp wordt verwacht, bijvoorbeeld extra begeleiding, coaching of een training/opleiding.
 
Beoordelingsgesprek.
Uiteindelijk leiden deze gesprekken tot het uiteindelijke beoordelingsgesprek: het is het resultaat van de functioneringsgesprekken en de voortgangsgesprekken. Als deze goed zijn verlopen, ontstaat zelden discussie tijdens zo’n beoordelingsgesprek.
 
Zeven tips om een optimaal functioneringsgesprek en voortgangsgesprek te voeren.

1. Leg duidelijk uit aan de medewerkers wat de bedoeling is van deze gesprekken en wat er van hen wordt verwacht en wat zij van jou kunnen verwachten.
2. Kondig een gesprek ruim op tijd aan zodat de medewerker zich optimaal kan voorbereiden.
3. Laat je tijdens zo’n gesprek niet storen.
4. Behandel de ingebrachte punten één voor één.
5. Maak gesprekspunten zo concreet mogelijk. Onderwerpen kunnen zijn: taakinhoud, taakvervulling, ondersteuning, werkomstandigheden, competenties etc.
6. Leg aan het eind van de gesprekken afspraken goed vast zodat iedereen weet wat er van hem wordt verwacht.
7. Laat de medewerker zelf een evaluatie schrijven van het functioneringsgesprek en het voortgangsgesprek: het scheelt je tijd en je krijgt een indruk hoe de medewerker het gesprek heeft ervaren.

Bron: VPI

---