Van verandering naar dynamiek. Excuus 7.
Excuus 7: Niemand weet wie wat moet doen.De hele reorganisatie is een grote ramp! Ik heb een andere taak gekregen en als ik om hulp vraag krijg ik te horen: ‘ik heb geen idee en ik weet ook niet wie jou kan helpen. Ik heb hetzelfde probleem.’
Helemaal geen werk.
Wat is het gevolg als medewerkers in een organisatie alleen maar bezig zijn om uit te zoeken wie wat nu doet? Dat er helemaal geen werk meer wordt gedaan. En als gevolg daarvan worden werkzaamheden vertraagd, beginnen klanten zich te roeren, gaan klagen en/of vertrekken. En als de organisatieverandering dan mislukt is er uiteindelijk een zwarte piet aan te wijzen en dat zijn de medewerkers ‘want zij deden niet wat hen werd opgedragen.’
Klanten verdwijnen.
Wanneer een organisatie veranderingen doorvoert, veranderen ook de verantwoordelijkheden van medewerkers. En als je je te laat realiseert dat er niemand is die bepaalde werkzaamheden opvangt gaan klanten verdwijnen. En als er niemand is die hiervoor de verantwoordelijkheid neemt dan gaat er nog meer werk verloren.
Weerstand.
In tijden van verandering bieden medewerkers weerstand en daar valt niets tegen te doen: de bescherming van de eigen functie komt altijd op de eerste plaats. Maar die strijd is niet de enige, er is namelijk meer:
- Het gaat ook over het rechtvaardigen van je salaris.
- Je wilt je eigenwaarde beschermen.
- Je wilt controle houden in die chaos.
- Je wilt je levensstandaard beschermen.
Iedere taak is een deel van het proces.
In een organisatie werkt iedereen toe naar een bepaald doel. Om bij dat doel te komen is een proces ingericht en binnen dat proces heeft iedere medewerker zijn taak of taken.
Een proces is een reeks activiteiten die met elkaar verband houden en in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd.
Ieder proces begint met een bepaalde input, bijvoorbeeld de vraag of de wens van de klant. Daarna worden een aantal specifieke (werk)taken doorlopen en eindigt het proces in een output (product of dienst). Daarom is het belangrijk dat iedereen weet WAT hij moet doen, HOE hij het moet doen en WANNEER hij het moet doen. Hiervoor draagt iedere individuele medewerker dus een zekere verantwoordelijkheid. De combinatie van processen, rollen en verantwoordelijkheden maakt duidelijk wie wat en wanneer doet in een organisatie. Die duidelijkheid en die gedeelde verantwoordelijkheid maakt dat medewerkers hun werk beter kunnen doen, productiever zijn en kwalitatief beter werk kunnen afleveren.
Drie tips.
- Als werkprocessen door een verandering worden beïnvloed is een goede documentatie van die verandering en de nieuwe processen onontbeerlijk. Deel deze informatie met de hele organisatie.
- Als het proces duidelijk is, begeleid je werknemers dan in hun nieuwe rol en verantwoordelijkheid. Zij moeten hun weg nog vinden in het nieuwe proces.
- Deel het gedocumenteerde proces met je werknemers, praat er over, vraag om input en doe er vervolgens wat mee.
Download hier het E-book Van verandering naar dynamiek: een reis in 24 etappes.
Literatuur:
Evard, B.L. & Gipple, G.A. Managing business change Pearson education 2001
http://tinyurl.com/mrbcwc6
http://tinyurl.com/oq4fnq4